Notion表格：10分钟搞定Database数据库表格

在Notion中，你可以使用Simple Table来制作简洁轻量的表格，也可以使用Database数据库表格来储存复杂多样的数据。对于小白来说，Simple Table的操作相对来说比较简单，但Database功能多上手难。因此，为了帮助小白们更好地掌握Notion表格，我已经写了一篇关于Notion简单表格的教程，现在这篇则是关于Database表格的教程，大家可以对照学习。

强大的Notion表格：Database

由于Notion尚未推出中文版，因此目前对Database的中文翻译五花八门，其中台湾用户多用“资料库”这一翻译，大陆用户则更偏向于使用“数据库”来指代Database。无论是“资料库”还是“数据库”，都暗示着Database拥有强大的数据存储和整理功能，它和其他表格软件不同的地方在于：

Database中的每一行都可以当作一个page页面来进行编辑。你可以将任意一行打开为页面，并填入任何你想填入的内容，因此Database可是相当“能装”的。
可为每一列添加属性(properties)：你可以为每一列设置特别的属性或格式，例如将某一列设置为文字（text）、数字（number）、复选框（Checkbox）、选项菜单（Select）等等。
多种数据视图：Database不仅有表格视图，它还能以列表（list）、日历（calendar）、卡片（board）、时间轴（timeline）等视图来展示数据，非常灵活。

如何创建Database表格

创建Database的方法非常多，我只介绍常用的方法：

方法1：新建一个page，然后在新page的默认菜单中点击Database栏目中的Table，即可生成空白的Database表格。

方法2：在已有的page上，另起空行并输入/database，在弹出的菜单中选择Database - Full page或Database - inline。其中，Full page会生成一个新页面来装载database表格，而inline则直接在当前页面上生成表格。

方法3：点击空行左侧的+号，在弹出菜单中选择Database - Inline 或 Full page 或 Table view。

当然，Database其实不只有表格视图(Table view)，你还可以在菜单的Database栏目中看到卡片、画廊、列表、日历等有趣的视图。

如果你对上面的快捷指令感兴趣的话，可以阅读我整理的Notion快捷键&快捷指令大全。

Database基础操作指引

创建完Database表格后，你可以在上面看到各式各样的按钮，不好好研究一下还真不知道这些按钮是干嘛的。当然，研究工作交给我，你负责学习就好。

视图（Views）选项卡：前面这三个小选项卡，是用来选择或切换视图的。上图共有三种视图可选，分别是表格视图、卡片视图和列表视图，你可以通过点击选项卡来切换视图。
+ 新增视图按钮：给你的Database新增一种视图，且每种视图的表格布局、筛选、排序结果都是独立的。
Filter 筛选功能按钮：可以根据字段（列）属性对表格进行筛选。注意，筛选结果只有你本人可以看见，如果你想让你的团队看到筛选结果，可以把筛选结果另存为新database并分享给你的团队。
Sort 排序功能按钮：根据字段（列）属性的值进行排序；
放大镜 搜索功能按钮：在你的Database表格中搜索任意文字内容，搜索的范围涵盖列名、行名、database中的页面、字段属性值等。
··· 设置菜单按钮：位于表格右上方，可以设置表格的布局、内容折叠换行、字段（列）属性、分组等；
New 按钮：点击该按钮可以为Database表格新增一行；点击按钮旁向下的小箭嘴可以在新增一行的时候选择已有的database模板。

打开&编辑Database中的行对象

把行对象打开为page

在Database表格中，每一行都是一个对象（item），可以被打开为page页面。

你只需将鼠标悬停在Database表格的任意一行，此时改行第一列会出现OPEN按钮，点击按钮即可将行对象打开为page。

在这个page中，最上方显示的是行对象的名称。
名称下方是字段（列）属性，每一行都是一个字段，显示内容包括字段类型、字段名称和字段的值，点击任意字段可以对其属性类型或属性值进行修改。（注意：在行对象页面中修改字段属性的类型，会影响Database一整列的属性）
字段属性下方是评论区和正文区，和普通的page一样，可以写入任何内容。

怎么编辑Database中的页面

下图是一个行对象（item）页面：

字段属性显示当前页面的一些重要信息，如创建人、发布时间、上次编辑时间、标签等；
评论区可以用于团队交流，你可以在上面提问、回答问题以及给予反馈等；
Backlink显示有多少个页面引用了当前页面，一般Backlink数量越多，该页面的重要程度越高。
正文区

你可以随意修改这些页面组件的外观，具体操作如下：

鼠标悬停在任意字段属性上，点击左侧的六个点⋮⋮按钮，并在菜单中点击Customize page。
你可以看到以下弹窗，这里可以修改Database页面组件的显示外观：

对于字段属性（Properties），你可以通过拖拽改变它们的顺序，并且决定什么时候显示它们：

Always show: 总是在页面显示该字段属性，不管你有没有点击hide properties；
Hide when empty: 当该字段属性值为空时，不会显示在页面上方；
Always hide: 该字段属性不会显示在页面上方。

同样，对于反向链接（backlinks）和评论（comments），你也可以选择显示或折叠它们，操作和上面差不多。

Database表格列属性

在Database表格中，你可以为每一列设置不同的字段属性，例如文字、数字、日期、网页链接、勾选框、用户名等。在添加完属性后，你可以通过这些属性进行筛选、计算或排序。

基础属性

Text ：将字段（列）设置为文字属性，可以做记录、做评论或添加备注；
Number：将字段（列）设置为数值属性，包括百分比、货币金额等；
Select：下拉菜单，可以预设一些标签以供选择，但每次只能选择一个标签；
Multi-select：下拉菜单，每次可以选择多个标签；
Status：下拉菜单，但其中的标签是以项目进度来分类的，默认分类To-do，In Progress，和Complete，每个分类下还能添加更多状态标签。详见Notion官方指南。
Date：日期属性，方便插入ddl；
Person：可以在表格中轻松插入团队成员的用户名，方便查看、安排任务负责人；
Files & media：在表格中插入附件；
Checkbox：将本列设置为复选框，可用于显示任务是否已经完成；
URL：插入网页URL超链接；
Email：插入邮件地址，点击后会自动打开邮件客户端；
Phone：插入电话号码，点击后会自动拨打该号码。

高级属性

Formula：可在该列中插入公式，可进行数值运算或逻辑运算；
Relation：在表格中引用另外一个Database表格中的行对象（item），建立关系；
Rollup：基于Relation建立过关系的表格，可直接引用其他表格的列属性值，或者对关系表的某一列进行运算（加总、平均等）。
Created time：行对象（item）的创建时间；
Created by：行对象（item）的创建者；
Last edited time：上次对行对象进行编辑的时间；
Last edited by：上次对行对象进行编辑的用户。

增加、删除或隐藏列

你可以使用Database表格右上角的···按钮，并点开字段属性菜单（Properties menu），可对表格的字段（列）进行增删改操作。

添加新列：点击 + New property 添加新的字段属性，并未新字段设置名称、属性类型等；

列的删除、复制或重命名：点击Properties菜单中的列名，即可进入列操作菜单，可以进行命名、删除或复制。

隐藏或显示列：在Properties菜单中，点击Shown in table栏目右侧的眼睛，可以在表格中隐藏或显示列。

对列的顺序进行排序：在Properties菜单中，鼠标左键点击列名左侧的⋮⋮按钮并上下拖动，可以改变列在表格中的前后顺序。

修改单元格的值

像文字、数值类型的字段值修改起来非常容易，我这里只选择几种类型来讲：

Select和Multi-select属性类型：可提供下拉菜单，在下拉菜单中选择预设好的标签；
- 你可以添加任意数量的标签（tag）；
- 你可以为你的标签添加任何你喜欢的标签名和颜色。你只需点击列名，在弹出的菜单中点击Edit property，便可轻松编辑标签；
Date属性类型：方便输入各种格式的日期
- 在单元格输入日期后，再次点击出现日期菜单，点击Remind按钮，可以在此指定日期收到提醒通知；
- 在日期菜单中，将End date选项打开，此时该单元格将会显示“时间段”。（例如：2022/11/29 → 2022/12/1）；
- 在日期菜单中，打开Include time选项，此时单元格不仅显示日期，还会显示具体的时间（例如：2022/11/29 3:14 PM）
- 在日期菜单中点击Date Format & timezone可以设置日期显示格式和时区；
- 点击Clear清除此单元格的所有日期数据。
Files & media属性类型：插入各种类型的媒体或附件
- 你可以直接从文件夹中拖拽文件至单元格中；
- 你可以将多个附件插入到同一个单元格中；
- 点击附件单元格，可弹出附件菜单，在菜单中点击···按钮，可对附件执行全屏、下载、查看源文件或删除等操作；
Person属性类型：方便插入用户名，也可以用于提醒某个用户
- 只需在单元格输入用户名称即可；
- 点击单元格，点击X按钮即可从表中删除该用户；
Created time，Created by，Last Edited time，Last Edited By属性类型：
- 这几个类型会自动填充属性值。
URL，Email，Phone，Number属性类型：
- 支持复制和粘贴，操作类似Text类型。

Database表格的筛选、排序和复制

Database表格筛选

点击Database表格的列名，在弹出的菜单中点击Filter，可进行筛选操作。

不同属性类型的筛选菜单也有所不同，以Text属性类型为例，你可以使用的筛选逻辑包括：等于（Is）、不等于（Is not）、包含（Contains）、不包含（Does not contain）、以···开头（Starts with）、以···结尾（Ends with）、空值（Is Empty）等。

Database表格排序

点击Database列名，再点击菜单中的Sort ascending/descending进行升序/降序排序。

Database表格复制

复制整个Inline Database表格
- 点击表名左侧的六个点⋮⋮按钮，在弹出的菜单中点击Duplicate完成复制；
- 复制出来的表格副本默认出现在当前表格的下方。

复制单元格
- 框选需要复制的单元格，可以使用ctrl(cmd) + C/V执行复制/粘贴操作

分组（Group）

有时候我们需要根据表格某列的值进行分类，Notion Database的分组（Group）功能可以实现这一目的。

如下图所示，我把表格按“重要性”进行了分类，具有相同重要性的行将会被归为一类，不同类的行会分开展示。

以下是实现Database表格分组功能的具体步骤：

点击Database表格右上方的···按钮，打开设置菜单，并点击Group选项；
然后选择你想进行分类的属性（Property），示例中我选择按“重要性”对表格进行分类。

在设置好分组后，你还可以通过Hide empty groups选项来隐藏空组。

Full page和Inline database的区别

Notion中的Database表格区分为full-page和Inline两种类型，以下是他们的主要区别：

Full-page database表格：
- 是指用一整个页面（page）来装载database表格，该页面中除了该表格以外，不会出现其他内容。Full-page表格会像普通页面那样出现在Notion的左侧边栏中；
- Full-page database支持锁定功能，你可以点击表格右上角的···按钮，在弹出的菜单中点击Lock database来锁定表格，这样一来别人就无法修改你的表格；
- 如果想把full-page database转换为inline database，你可以将侧边栏的full-page database拖拽至其他页面的正文中间，即可完成转换。

Inline database表格：
- Inline database是插入在正文中间的表格。创建Inline database不会生成新的页面，只会生成子页面（sub-page），你可以通过展开侧边栏的页面来发现它们；
- 要打开Inline database的设置菜单，你需要将鼠标悬停在database表格上，并点击表格右上方的···按钮；
- 点击Inline database表格右上方的⤢按钮，可以将表格全屏显示。