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Notion看板模板 – 1个简洁易用的任务管理工具

看板(Kanban)是一种卡片式项目管理工具,可以将复杂的项目管理流程,提炼、简化为一张一张卡片,能够一眼看清项目的当前进度,例如当前的重点任务、已完成任务、以及剩余未开始的任务等。利用卡片的视觉效果,可以有效提高项目管理流程的可视化程度,更好地规划目标和任务,进而提高团队或个人的工作效率。如果你想尝试使用看板,又不知道如何上手,那么我推荐使用免费的Notion看板模板,它可以为你快速搭建一套实用、高效且美观的虚拟看板。

点击前往查看Notion看板模板
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目录

什么是看板

刚接触“看板”工具的同学,可能会觉得他起源于中国,但其实Kanban是日文发音,最早由日本车企丰田公司使用并推广。

自20世纪40年代以来,看板工具逐渐风靡全球,如今已是每个标准化企业或团队都需要掌握的一种效率工具。

看板将所有任务分成三类并命名为:待办、进行中、已完成。当然,这些命名并不固定,每个团队有不同的叫法,但是基本含义是不变的。积压的任务分到“待办”栏中,一旦开始任务即可归类到“进行中”一栏,任务结束后进入“已完成”栏,非常简单。

任务看板允许每个成员查看项目的当前进度,查看每个任务的状态,判断不同任务的依赖关系并标记任务的优先级,从而减少流程之间的冲突,防止待办任务的持续积压。

使用看板的好处

看板只是众多项目规划工具里的其中一个,那么我们为什么选择这种方法而不是其他方法?这就不得不提,专属于看板工具的一些主要好处:

  • 可迁移性强,适用范围广 – 由于看板工具结构清晰、简单,所以我们可以将看板应用到几乎任何项目。甚至可以使用看板来规划我们个人生活中的事件。
  • 能够提供良好的宏观视图 – 许多项目规划工具主要考虑项目细节,而看板则专注于宏观描述。卡片视图让我们可以一目了然地看到项目进度(对于虚拟看板,我们还可以点击卡片,看到更详细的项目文档)。
  • 提供了一个简单易行的工作量估计方法 – 看板将工作流程可视化为简单卡片,可以清楚显示团队还有多少任务正在进行、有多少任务尚未完成。看板并不考虑这些行动项有多难——如果你需要更多的细节,可以尝试转向其他工具,如燃尽图,来估计各项任务所需的精力和时间。

看板的基本组成

看板的基本元素有3个——卡片(Card),列(Column)以及在制品(WIP)限制,这些基本元素构成了看板工具的核心。除此之外,我们可以根据需求扩展这些功能和要素,以创建更强大的看板。下面让我们看一下Kanban基本元素和拓展元素的详细作用:

  • 卡片(Card) —— 所有Kanban看板的必要元素,卡片代表任务,并包含所有相关信息,比如负责工作的团队成员和截止日期。虚拟Kanban看板卡片甚至可能包含注释或文档附件。
  • 列(Column) —— 列也是Kanban看板的核心元素,代表工作流程的阶段。如我们所述,你的团队可以重命名这些列(例如,将“To do”列改为“Backlog”)——但你也可以添加额外的列,如产品测试或最终审查的列。
  • 在制品(WIP)限制 —— 此处“在制品”是指进行中的工作,该限制定义了项目流程中正在进行的任务数量(通常作为一个范围或最大值),可以防止团队承担过多的任务。为我们的项目待办事项列表设置一个WIP限制,有利于确保团队保质保量、切实完成工作任务,而不会在某个特定状态下停滞不前或感到压力过大。
  • 泳道(Swimlane) —— 泳道是看板工具的拓展元素,将看板划分为代表工作类型或紧急程度的类别。一个团队可能会插入一个泳道来划分高优先级的任务。这个“泳道”中的所有任务都比列中的其他任务优先级高。

如何使用看板

看板是一个灵活易用的项目管理工具,你可以遵循以下要点和步骤创建一个实用的看板:

1. 收集任务

定义项目的所有任务,并为每个任务创建卡片 – 无论是手动还是在虚拟项目管理平台上。添加指派人和截止日期,然后将任务留在“待办”栏目中,直到项目开始。

2. 在看板上移动任务

一旦项目启动并运行,通过将它们推进“正在进行”来移动工作流中的任务,当一个团队成员开始工作时,并且一旦他们完成任务就变成“已完成”。你可以选择将这项工作委托给个别团队成员 – 也就是要求他们自己移动这些卡片。

3. 评估进度

定期检查看板,以确保任务不会在前两列中停滞不前。大量积压的“待办”任务可能表明团队目前无法承担更多的工作或者正在落后。同样,如果任务不经常从“正在进行”栏移出,这可能意味着工作进展过慢。

这些观察是进一步调查项目节奏和潜在瓶颈或障碍的起点。你可能需要介入并帮助员工克服障碍,当有人感到不堪重负时重新分配任务,或者缩小项目范围以确保关键交付物的完成。

4. 评估指标

在完成一个项目后,回顾看板指标,比较提出的工作和完成的工作。不要忽视其他关键因素,如团队完成任务所需的时间。

我们建议使用虚拟看板,因为大多数平台会自动为您汇编这些数据以供您回顾(例如为每张卡片在看板上的移动提供时间戳和日期)。将这些信息用于为类似项目的未来工作量和截止日期提供依据。

模板:Notion看板

Kanban模板

如果你是初次接触看板,那么直接查看现成案例就是熟悉看板工具的最快方法。

使用Notion可以直接用网页在线浏览看板模板,非常方便。

点击右侧链接可以打开Notion官方的看板模板,作者已对其进行了汉化。

点击前往查看Notion看板模板
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如果你想看官方英文原版模板,可以点此查看:Kanban Board – Notion Template

使用说明

  • 任务分成待办进行中已完成三个状态;
  • 你可以在模板中添加新任务,并通过拖放的方式为任务归类;

Notion看板 - 新建任务
Notion看板 - 新建任务
  • 看板模板还能选择更复杂的视图,看到更多的任务分类;

Notion看板 - 可以选择更复杂的看板
Notion看板 - 可以选择更复杂的看板
  • 模板还提供表格视图,可以同时显示任务名称、经办人员、ddl、主责部门等所有信息;

Notion看板 - 表格视图
Notion看板 - 表格视图

使用Notion提高工作效率

本文介绍了关于看板的一些基本常识,还提供了一个上手即用的Notion看板模板,希望能够帮助大家提高工作和学习效率。

如果你对本文中使用到的Notion软件感兴趣,可以在本站了解更多Notion的知识和技巧,这是一个集笔记、项目管理一体化的效率软件,受到国内外很多创业团队以及个人工作者的欢迎,喜欢折腾笔记软件的千万不要错过啦。

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